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10 factores clave a considerar antes de elegir un CRM para tu negocio: Guía completa

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Con el uso del CRM, las empresas pueden conocer mejor a sus clientes y optimizar su servicio de atención al cliente, entre otras muchas cosas. Así que, seleccionar la solución que se va a utilizar para la gestión de clientes adecuada para tu empresa, es un paso crucial que puede significar la diferencia entre el éxito y el fracaso. Con este objetivo hemos creado una guía completa, con los 10 factores clave que cualquier negocio tiene que considerar antes de elegir un CRM.

Es importante, por lo tanto, comprender qué hay que tener en cuenta al elegir un CRM. Desde evaluar las ventajas hasta probar el sistema, este artículo describe los factores clave que debes tener en cuenta antes de tomar una decisión. Además, hablaremos de la importancia de comprender los costes asociados al CRM, así como de la forma de maximizar tu éxito analizando los datos e incorporando la automatización del marketing a tu estrategia general.

Cuando se trata de agilizar procesos, ahorrar tiempo y gestionar las relaciones con los clientes, elegir la plataforma ideal de gestión de relaciones con los clientes (CRM) es una decisión importante para cualquier empresa. Desde la comprensión de los requisitos hasta la evaluación de las capacidades y el análisis de los datos, esta guía te ayudará a elegir la mejor opción para la gestión de clientes de tu empresa.

Tomándote el tiempo necesario para considerar estos factores clave, puedes asegurarte de que el CRM que elijas satisfaga las necesidades de tu empresa y proporcione una experiencia positiva al cliente.

10 consideraciones clave al elegir un CRM

Hemos creado una guía completa con 10 factores claves a considerar, para que tu empresa pueda elegir un CRM adaptado a sus necesidades.

Para empezar, es esencial reconocer las necesidades y objetivos de tu empresa a la hora de seleccionar una solución CRM. Deberás tener en cuenta el tamaño de tu empresa, el tipo de clientes a los que atiendes y la naturaleza de tus relaciones con los clientes.

Una vez decidido el pull de plataformas que podrían encajarte, el siguiente paso es evaluar las características de cada una de estas plataformas de CRM. Para ello, busca soluciones que ofrezcan una gestión exhaustiva de los datos de los clientes, procesos de flujo de trabajo automatizados y un servicio de atención al cliente eficaz. Además, asegúrate de evaluar cómo se integra la plataforma con los sistemas empresariales existentes, como el software de contabilidad y marketing, para que la experiencia del cliente sea perfecta.

Por último, analiza los datos que recoge el CRM para obtener información sobre el comportamiento de los clientes. Esto te ayudará a comprender mejor las necesidades y preferencias de los clientes, así como a identificar áreas de mejora.

Nuestra recomendación, por último, es que busques un CRM que ofrezca informes y análisis completos para realizar un seguimiento de los indicadores clave de rendimiento.

1. Evaluar las ventajas

Al elegir un CRM, es fundamental analizar las ventajas que puede ofrecer a la organización. Es esencial evaluar las características del sistema y cómo pueden utilizarse para optimizar el rendimiento y la productividad. Por ejemplo, las notificaciones automatizadas, la segmentación de clientes y la integración con otros sistemas pueden ser clave para ayudar a reducir los procesos que son «ladrones de tiempo», permitiendo tomar decisiones de forma más rápida y mejorando el servicio al cliente. Estudiando las capacidades y ventajas del sistema, las empresas pueden asegurarse de que están seleccionando la mejor opción para sus objetivos.

Además, es importante evaluar el gasto asociado al sistema, ya que, sumado a la inversión inicial, puede haber un coste continuado de mantenimiento, formación y actualizaciones. Las empresas deben comparar el coste de varios sistemas para decidir cuál es la solución más rentable. También deben tener en cuenta las ventajas a largo plazo del sistema y cómo puede beneficiar a su empresa en el futuro. Con la evaluación de las ventajas y los costes del sistema, podremos tomar una decisión sensata sobre cuál es el que mejor se adapta a sus necesidades.

2. Prueba el sistema

Antes de decidirte por cualquier CRM, es importante evaluar hasta qué punto cumple tus requisitos. Una forma eficaz de hacerlo es realizar una prueba con el personal, para evaluar la facilidad de uso y navegación de la interfaz.

Existen muchos CRM que permiten usarlo de forma gratuita y que te permitirá interactuar con el e imaginar cuán escalable es dentro de tu organización.

Es fundamental, para ello, asegurarse de que el sistema es fácil de usar para todos los miembros de la organización y está diseñado de forma intuitiva. Y como decimos, realizar una prueba del sistema puede ayudar a identificar cualquier problema potencial que pueda surgir, y garantizar que el sistema es seguro y fiable.

También es esencial verificar que el programa es compatible con otras aplicaciones y sistemas que pueda tener tu empresa. Esto es especialmente importante si pretendes integrar el programa con sistemas existentes como ERP o sistemas de facturación o almacenes. Las pruebas ayudarán a garantizar que el sistema funciona y se integran bien con los demás sistemas, y que es capaz de ofrecer las prestaciones que tu empresa necesita. Si pruebas el sistema a fondo, podrás tomar una decisión informada sobre si el software se adapta perfectamente a tu organización.

3. Definición de objetivos

Identificar lo que tu empresa quiere conseguir con la implantación de un sistema de CRM, es esencial. Sin esto, es imposible seleccionar la mejor solución para nuestras necesidades. Es necesario definir las ambiciones para el presente, así como para el futuro previsible, para asegurarse de que el Software de gestión de datos escogido puede satisfacer estos requisitos.

A la hora de elegir un CRM, definir los objetivos deseados es clave. Es importante fijarse en el estado actual y futuro de la empresa, para asegurarse de que el CRM elegido puede satisfacer estas necesidades y que, al crecer, tengas que cambiar de CRM dado que el actual, por falta de previsión, no ha podido escalar.

También es esencial identificar las ambiciones para tener una visión clara de los resultados deseados de la implantación. Comprendiendo los objetivos, es posible determinar si el CRM elegido es el más adecuado para alcanzarlos.

4. Análisis de los procesos internos

Otro punto esencial, es analizar cómo afectará al funcionamiento interno de la organización y cómo interactuará con otros programas. Evaluar cómo simplificará y actualizará los procesos, así como la forma en que se utilizará para recopilar, almacenar y analizar la información de los clientes, es básico si queremos que el CRM sea de utilidad.

El sistema debe poseer la capacidad de desarrollarse y ajustarse con la empresa, permitiendo la escalabilidad y la personalización. Además, es importante analizar si, desde el mismo CRM, podemos unirlo a otros sistemas, como el sitio web de la organización, las cuentas de las redes sociales o, por ejemplo a Sales Navigator de LinkedIN. La capacidad de integrarse con otros sistemas es esencial para ofrecer una experiencia de usuario fluida. Además, debes analizar si puede acceder, y cómo, a los datos de los clientes y qué capacidad tiene para generar informes y estimaciones por ejemplo de ventas.

5. Compartir información

Otro de los puntos que deberás tener en cuenta, antes de elegir un CRM para tu empresa, es evaluar la capacidad de compartir información. Debemos asegurarnos que el software permita la transmisión de datos entre distintos departamentos, para que las operaciones se desarrollen sin problemas. También debe asegurarse de que la transferencia de datos de un área a otra es rápida y fácil. Además, los usuarios deben poder acceder a los datos desde diversos dispositivos, como teléfonos móviles y tabletas, y su usabilidad y organización de datos debe ser muy similar.

El CRM también debe proporcionar un entorno seguro para la transmisión de datos, con protocolos de encriptación y autenticación para proteger la información de accesos no autorizados, siendo capaz de gestionar distintos tipos de archivos, para permitir compartir varios tipos de documentos. Además, el software debe poder integrarse con otros sistemas, como los de gestión de relaciones con los clientes, contabilidad y marketing, para compartir datos a través de múltiples plataformas.

Contar con un sistema de software que pueda difundir información de forma eficaz es fundamental para cualquier empresa, ya que garantiza el funcionamiento eficaz del negocio. Evaluando la capacidad de compartir información al seleccionar un sistema de software, las empresas pueden asegurarse de que el sistema cumple sus objetivos y proporciona una plataforma eficaz para el intercambio de datos.

6. Automatización de ventas con CRM

Un CRM es útil, además de para tener ordenado tu cartera de clientes y potenciales clientes y para el envío de emailings de forma automática, para la gestión de ventas.

Además de poder almacenar dentro del CRM todo el historial de comunicación y ventas con los clientes, el CRM nos ayudará a poder realizar un seguimiento de oportunidades de venta, lo que facilita la identificación de los clientes potenciales más valiosos y la elaboración de estrategias para cerrar las ventas.

Un CRM también debe permitirte automatizar procesos de ventas, como el envío de correos electrónicos y recordatorios a los clientes, la gestión de citas, el seguimiento de presupuestos y facturas, entre otros procesos.

Y por último, y muy importante, asegúrate que tu CRM permite realizar análisis y reportes sobre los datos de ventas, ya que te ayudará en la identificación de patrones y tendencias en la actividad de ventas. Esto puede ser utilizado para tomar decisiones estratégicas y mejorar la eficacia de los procesos de ventas.

7. Personalizar el sistema

Al buscar una solución de gestión de relaciones con los clientes, poder personalizar el sistema según los requisitos particulares de la organización es un factor importante en el que pensar. Modificar el sistema puede ayudar mucho a crear una configuración que funcione para el día a día de las empresas. Deberás poder modificar el sistema para sincronizarlo con tus procesos internos, así como añadir fácilmente nuevas funciones o capacidades al sistema según sea necesario. Personalizar el sistema también puede ayudar a garantizar que los datos recopilados sean útiles y pertinentes para la empresa.

La capacidad de individualizar el sistema también debe incluir la posibilidad de regular el acceso a distintas partes del sistema. Esto permite que distintos usuarios tengan acceso a distintas áreas y distintos niveles de acceso, garantizando que la información confidencial se mantiene segura.

Considera buscar una solución que ofrezca la flexibilidad de personalizar el sistema según tus necesidades, ya que esto puede ser un factor importante para asegurarse de que el sistema es eficaz y eficiente. Esto te garantizará que los datos recogidos son relevantes y útiles para la empresa.

8. Facilidad de uso

Siempre decimos que, si no se usa el CRM no se tiene CRM.

Pagar una licencia mensual para no usarlo, es tirar el dinero. Así que al seleccionar la plataforma de gestión empresarial, ten en cuenta la facilidad de uso del sistema. Su sencillez de uso y navegación deben ser una prioridad, ya que esto garantizará una experiencia de usuario fluida y eficaz. Para ello, es indispensable una interfaz con rutas claras, fácil acceso a la gama de funciones y directrices útiles. Para evaluar estas cualidades, se recomienda realizar una versión de prueba con el personal para hacerse una idea de la navegación y la usabilidad general.

No olvides la escalabilidad y maleabilidad del sistema ya que también son factores importantes a tener en cuenta. La primera garantizará que el producto pueda expandirse con la empresa, mientras que la segunda permitirá a la organización gestionar cualquier cambio que pueda producirse.

9. Entender los costes

A tener en cuenta y muy importantes, los costes. El aspecto financiero es un factor crucial. Por eso, es importante pedir al proveedor que aclare qué está incluido en el coste y qué gastos tendrá que cubrir la organización posteriormente, como asistencia técnica, formación, actualizaciones y similares. Antes de tomar una decisión, es importante conocer el coste total del sistema.

Muchos softwares ya están preparados para escalar su uso con módulos adaptables según la necesidad de la empresa.

Otros softwares ya vienen, con la versión más económica, con una carga de soluciones implementadas que quizás no usarás hasta pasados algún periodo de tiempo largo. Así que, en este caso, nuestra recomendación es que contrates el básico teniendo en cuenta lo que puedas usar en el futuro.

Y, por supuesto, considera los costes que supone tener un CRM y las implicaciones. Por ejemplo, hay algunos softwares que, para dudas técnicas, cobran fees de gestión. Lo que, en definitiva, supone un incremento de costes de uso del CRM.

10. Análisis de datos

El análisis de datos es un elemento esencial en los CRM. Esto permite evaluar la satisfacción de los clientes e identificar oportunidades para mejorar en el negocio. Para elegir un CRM adecuado, es importante evaluar qué tipo de datos puede ofrecer la plataforma y el tipo de análisis que puede proporcionar, como la segmentación de clientes, el valor del ciclo de vida, la tasa de rotación y los comentarios. También debería ser posible acceder a los datos en tiempo real, para poder tomar decisiones con rapidez y confianza. Además, las empresas deben comprobar si el sistema se integra con otros sistemas, dándoles acceso a información de múltiples fuentes.

Determinar el nivel de análisis de datos necesario es esencial. Los análisis sencillos, como la segmentación o el valor del ciclo de vida, pueden proporcionar un mejor conocimiento de los clientes e identificar áreas de mejora. Los análisis más avanzados, como el análisis predictivo, pueden ayudar a las empresas a hacer predicciones sobre el comportamiento de los clientes y mejorar su retención.

Los informes deben ser fáciles de leer y comprender, y deben ser personalizables, para que las empresas puedan satisfacer sus necesidades individuales.

Con el análisis de datos de los clientes, podemos mejorar la toma de decisiones y relacionarnos mejor con los clientes.

11. Conclusión

Al elegir un CRM, es importante tener en cuenta todos los factores que contribuirán al éxito del sistema. Evaluar las ventajas, probar el sistema, definir los objetivos, analizar los procesos internos, compartir información, personalizar el sistema, la facilidad de uso, comprender los costes y analizar los datos son elementos clave a tener en cuenta antes de seleccionar el CRM adecuado para tu empresa. Con el CRM adecuado, tu empresa puede maximizar su potencial al tiempo que agiliza sus operaciones.

Foto de Carlos Muza en Unsplash

Lorem fistrum por la gloria de mi madre esse jarl aliqua llevame al sircoo. De la pradera ullamco qué dise usteer está la cosa muy malar.

FAQs sobre los factores claves a considerar antes de elegir un CRM

El nivel de facilidad de uso del CRM depende en gran medida de la plataforma que elijas. Algunos CRMs son más intuitivos que otros, y algunos ofrecen una curva de aprendizaje más empinada, que requiere formación y dedicación.

El costo del CRM puede variar desde gratuito hasta varios miles de dólares al mes, dependiendo de la complejidad de las necesidades de la empresa. Por esta razón es importante pedir asesoramiento al proveedor del Software de gestión de datos.

La mayoría de los CRMs son personalizables en cierta medida, lo que significa que puedes ajustar ciertas funcionalidades, agregar campos personalizados y crear informes a adaptados a las necesidades de tu empresa.